経理チャットボットとは？

経理チャットボットで対応できる主な業務

経費精算や勘定科目に関する問い合わせ対応

「この経費の勘定科目は？」「出張旅費の精算方法を知りたい」など、社員から頻繁に寄せられる、定型的な問い合わせに自動で対応できます。チャットボットで回答ができるため、経理担当者が電話やメールで個別対応する必要がなくなります。ルールが複雑な経理業務においても、担当者が不在のタイミングでも案内が可能になるため、スムーズな業務の進行をサポートしてくれます。

請求書・支払い・入金確認に関する案内

「請求書のフォーマットの保存場所を教えて欲しい」「取引先への支払日はいつなのか」など、書類の取り扱いや支払いフローに関連した社内からの確認作業についても、チャットボットにて対応できます。頻繁に問い合わせが寄せられる確認事項への回答を自動化することによって、経理部門に対する問い合わせの連絡を減らし、業務の効率化に繋げられます。

年末調整やインボイス制度などの定型質問への回答

年末調整の時期には、「年末調整の書類の書き方を教えて欲しい」「提出期限はいつか」といった問い合わせが数多く発生しますし、インボイス制度など新しい法令に関する社内からの質問も経理部門に寄せられます。このような定型的な質問に対しても、チャットボットが対応可能。法改正や社内ルールの変更があった場合でも、チャットボットの回答データを更新することで、正確な情報を社内に届けられます。

申請ミス・提出漏れを防ぐリマインド対応

申請書類に不備があった場合などの連絡を、チャットボット経由で行えます。TeamsやSlackなどのビジネスチャットツールを連携して通知を行うことにより、従業員の確認漏れを防ぐことができる機能を備えているものもあります。

経理部門にチャットボットを導入するメリット

経理担当者の問い合わせ対応工数を削減できる

経理部門には、日々社内から同じような内容の質問が寄せられており、担当者は都度電話やメール、対面などでその質問に答える必要があります。チャットボットの導入により、「よくある質問」への回答を自動で返せるようになるため、これまで電話やメール、対面での回答に費やしていた時間を削減可能です。削減できた時間を他の経理業務に充てられるようになることから、効率的に業務を進められます。

社員が必要な情報をすぐに確認できる

チャットボットの導入によって、社員はいつでも必要な情報を確認できるようになります。手軽に疑問を自己解決できる点に加えて、経理担当者が不在の場合や営業時間外の場合でも、担当者の返信を待つ必要がないためにタイムロスが発生せず、社員側のストレスも軽減される点も大きなメリットです。このように、社内全体においても業務スピードの向上が期待できます。

回答内容を標準化し、属人化を防げる

特定のベテラン社員しか回答ができないような、経理の独自ルールや複雑な処理方法がある場合にも、その内容をチャットボットに学習させられれば、知識の共有と標準化を進められます。質問があったときにもチャットボットにより常に同じ基準で回答できるため、「回答する人によって内容が異なる」といったトラブルも防げます。

さらに、異動時や退職時には、引き継ぎ作業をスムーズに行える点もメリットのひとつです。

月次決算や分析など重要業務に集中しやすくなる

定型的な問い合わせへの回答をチャットボットが対応するため、電話やメール、対面での問い合わせが減り、時間を創出できます。この時間を、月次決算や財務データの分析など、付加価値の高いコア業務に振り分けるといったことが可能になります。作業途中に問い合わせが入ってくることで作業を中断する場面も少なくなりますので、重要業務に集中しやすくなるといった面もあります。

経理チャットボットの種類

シナリオ型チャットボット

事前に設定された選択肢（＝シナリオ）を従業員が選択していくことによって、目的の回答にたどり着き、情報を得られるタイプのチャットボットです。「経費精算」「請求書関連」「年末調整」などのメニューから絞り込んでいきますので、問い合わせ内容が明確ではない場合にも迷わず操作できる点が強みです。回答パターンが固定されている質問が多い場合に適しています。

AI型チャットボット

AI型チャットボットは、フリーテキストで入力された質問の意図をAIによって解析した上で回答を行うタイプです。人により異なる言い回しを吸収し、回答を導き出せるため、シナリオ型と比較すると柔軟な対応ができる点が特徴といえます。また、過去の問い合わせデータを学習することで回答の精度を向上させられます。

生成AI・RAG型チャットボット

ChatGPTなどの生成AIと、社内の規程やマニュアルを連携させた（RAG＝検索拡張生成）チャットボットです。社内文書を読み込ませるだけでAIが情報を要約して自然な文章で回答を作成できるため、事前にFAQなどの一問一答を大量に作成する必要がありません。

このタイプは、複雑な社内ルールの解釈が求められる質問にも対応がしやすい点、FAQのメンテナンス工数を削減できる点が特徴として挙げられます。

経理チャットボットの選び方

経理マニュアルやFAQを取り込めるか

経理部門にて活用されている、既存のFAQデータや規定・マニュアルなどをチャットボットに手間なく取り込めるかを確認してください。データのインポート機能が充実しており、手軽に取り込みが可能であれば、チャットボット導入時の初期設定にかかる時間を短縮できます。

また、法改正などによってルールが変更した場合でも、マニュアルの差し替えを行うことでチャットボットの回答にすぐに反映が可能かという点も重要なポイントといえます。

Teams・Slack・社内ポータルと連携できるか

社員がチャットボットを積極的に利用するかどうかは、Microsoft Teams、Slackなど日常的に利用しているコミュニケーションツールとチャットボットの連携が可能かという点が大きなカギになってきます。連携が可能な場合、経理に質問するためにわざわざ新たなアプリケーションを開く必要がなく、いつもの業務フローの延長上で問い合わせが行えます。

また、新たなツールの利用方法を覚える必要もないため、早いタイミングでの定着が期待できます。

回答精度を改善しやすい管理機能があるか

チャットボットの導入後は、定期的に「社員はどのような質問をしたのか」「チャットボットで正しく答えられたのか」などを分析して、チューニングを行うことが大切です。そのためにも、わかりやすい管理画面が用意されているかという点を確認しておくことがおすすめです。そして、不足しているFAQがある場合には更新作業が必要となります。経理担当者自身が、プログラミング知識なしで手軽にメンテナンスができる操作性となっているかも、あらかじめデモ等で確認しておくと、運用におけるストレスを軽減できます。

セキュリティや権限管理に対応しているか

チャットボットを社内で運用するにあたっては、高いセキュリティ水準が求められます。通信の暗号化やアクセス管理の厳格化といった対応が可能かという点を確認するとともに、社内でも運用ルールの策定と教育を行うことによってセキュリティ面への意識を高めることも大切なポイントといえます。

導入後のサポートやテンプレートが充実しているか

特に初めてチャットボットを導入する場合には、サポートは重視しておきたいポイントです。設定や運用でつまずいてしまった時にも、手厚いサポートが用意されていれば不安を感じることはありません。ベンダーによる導入支援や、稼働後の定期的な改善ミーティングといったサポート体制が提供されているかを確認してください。

さらに、経理部門向けの「よくある質問」テンプレートが提供されているツールを選択することにより、ゼロからシナリオやFAQの作成を行う必要がなく、スムーズに立ち上げを行えます。

経理チャットボット導入を成功させるポイント

よくある問い合わせを事前に棚卸しする

導入を行う場合、まずは現時点で経理部門に寄せられている問い合わせ内容の洗い出しと分類を行うことが重要です。過去のメール履歴や対応メモを参照し、「どの時期にどのような質問が多いのか」という点を可視化しておきます。その結果、上位を占める質問から優先的にチャットボットの回答データ（FAQ）として登録していくことによって、効率よく導入作業を進めることができます。

チャットボットで対応する範囲を明確にする

すべての問い合わせをチャットボットで解決まで導くのは難しいことから、まずは「定型的な問い合わせで回答が明確なもの」に絞って対応する範囲を決めます。例えば「経費の精算方法」や「締日の確認」などはチャットボットで回答し、個別判断が必要な問い合わせやイレギュラー内容などは、初めから有人対応とするといったように、それぞれの役割分担を明らかにしておくことが必要になってきます。導入時はスモールスタートで、だんだんと範囲を広げていくことがおすすめです。

有人対応へ切り替える基準を決める

一例として、「チャットボットで2回回答できなかった場合には有人チャットへの切り替えを行う」といったように、チャットボットでの解決が難しい場合に、スムーズに有人対応に切り替えができる導線設計も欠かせません。このように、臨機応変な対応を行えるようにしておくことで、問い合わせがたらい回しになってしまうことや利用率の低下を防げます。

利用ログをもとに回答を継続的に改善する

チャットボットは、運用しながら育てていくという意識が大切になってきます。そのため、定期的に利用ログ（チャットの会話履歴）を分析することにより、「正しく回答ができなかった問い合わせ」を把握してFAQの追加を行う、現在登録されている回答テキストをわかりやすいものに修正するなど、メンテナンス作業を継続的に行っていきます。

この作業により、チャットボットの回答精度を高められ、従業員の自己解決率も向上していくことが期待できます。

経理向けチャットボット導入事例

導入後3ヶ月で電話の問い合わせが1,000件減少

リコージャパン コーポレートセンター 経理部では、全社から寄せられる経理関係の手続きや処理方法に関する問い合わせ対応が集中し、本来の経理業務の効率化や生産性向上の妨げになっていることが課題となっていました。

そこで同社では、チャットボットの導入を行い課題の解決に取り組んだところ、電話の問い合わせが3ヶ月で1,000件減少し、業務効率が向上。さらに代表電話着信が減少したことでリモートワークがしやすくなり、働き方改革が促進されたという効果も得られています。

導入したシステム：RICOH Chatbot Service

RICOH Chatbot Serviceは、手間をかけずに導入・運用ができるAIチャットボットです。社内データを管理画面にアップロードするだけで自社専用のAIチャットボットの準備が完了します。さらに、データのメンテナンスも新たなファイルをアップロードするだけとなっており、楽に運用管理を行える点が大きな特徴。幅広い業種で活用されています。

まとめ：経理チャットボットで問い合わせ対応を効率化しよう

経理部門にてチャットボットを導入すると、経費精算の方法など定型的な社内問い合わせへの対応を自動化できることから、経理担当者の負担を大幅に削減可能です。このことから、問い合わせ対応以外のコア業務に集中できるようになります。導入を検討する際には、社内ツールとの連携やマニュアルの取り込み機能、サポート体制などについて確認を行うことが大切です。